• Глава администрации ВМР
  • Положение об администрации
  • Подведомственные организации
  • Административные регламенты
  • Формы обращений и заявлений
  • Структура администрации
  • Нормативно-правовые документы
  • Планы работы администрации. Отчеты за период
  • Отчеты и доклады
  • Информация о неисполненных поручениях
  • Прием граждан
  • Информационные системы
  • Организация коммунального комплекса
  • Реализация антикоррупционной политики
  • Территориальная избирательная комиссия
  • Резерв управленческих кадров
  • Управление Пенсионного фонда РФ
  • Управление социальной защиты населения
  • Роскомнадзор
  • Главная > Администрация > Структура администрации > Отдел делопроизводства

    Отдел делопроизводства

    Автор: admin

    Положение об отделе делопроизводства администрации Вольского муниципального района
    (утверждено постановлением администрации Вольского муниципального района от 29.12.2011г. № 3383)

    1. Общие положения

    1.1. Отдел делопроизводства администрации Вольского муниципального района  (далее – Отдел)  является  структурным   подразделением  администрации Вольского муниципального района в соответствии со структурой  администрации Вольского муниципального района (далее – Администрация), утвержденной муниципальным Собранием, подчиняется руководителю аппарата Администрации. Отдел не является юридическим лицом.

    1.2. Отдел осуществляет  свою деятельность во взаимодействии с другими структурными  подразделениями Администрации  в пределах компетенции Отдела.

    1.3. Правовую основу деятельности Отдела составляют Конституция РФ, Федеральные  законы  и  нормативные акты,  Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, законы Саратовской области, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Саратовской области, Устав Вольского муниципального района, постановления и распоряжения администрации Вольского муниципального района, решения Вольского муниципального Собрания, Положение  об администрации  Вольского  муниципального района, настоящее Положение.

    1.4. Внесение изменений в Положение об Отделе осуществляется постановлением Администрации Вольского муниципального района.

    1.5. Местонахождение Отдела: 412900, г. Вольск, ул. Октябрьская, д.114.

    2. Структура отдела, руководство и организация работы

    2.1. Руководство деятельностью  Отдела осуществляет начальник Отдела.

    2.2. Начальник  Отдела  подчиняется  руководителю  аппарата Администрации.

    2.3. Начальник  Отдела  планирует,  анализирует  и  обобщает  результаты деятельности  Отдела. Принимает  меры  к  соблюдению  служебной дисциплины, вносит предложения о взысканиях, поощрениях и повышении в должности сотрудников Отдела, обеспечивает необходимые условия для выполнения основных функций всего Отдела и каждого специалиста.

    2.4. Штатное  расписание Отдела утверждается главой Администрации.

    2.5. Отдел в процессе осуществления своей деятельности использует круглую печать «Для  документов», штампы:  регистрационный  штамп  с календарной датой и номером для регистрации входящей корреспонденции, «Копия верна:…», для заверения подлинности распоряжений и постановлений Администрации, «Подлежит возврату…» ставится   на   обращениях  граждан, подлежащих возврату в Отдел.

    2.6. Отделу доверены для хранения и использования  гербовая  печать, круглая печать «Руководитель аппарата», угловой штамп  администрации муниципального района с календарной датой  и номером для регистрации исходящей корреспонденции и угловой штамп   Администрации  без  даты и номера для оформления отправления исходящей корреспонденции (на конвертах).

     3. Задачи отдела

    Основными задачами Отдела являются:

    3.1.  Документационное обеспечение  деятельности Администрации.

    3.2.  Работа Общественной приемной граждан при Администрации.

    3.3. Совершенствование форм и методов работы с документами и обращениями граждан.

    3.4. Обеспечение единого порядка по вопросам организации работы по делопроизводству и с обращениями граждан, информационно-поисковых систем.

    3.5. Контроль  исполнения  и  подготовки документов к передаче в архив, в соответствии с действующими нормативами.

    3.6. Сокращение документооборота.

    3.7. Передача документов с пометкой «Контроль», обращения граждан, поручения Главы Администрации и Главы муниципального района по документам и обращениям граждан на личном приеме в сектор контрольной работы Администрации для постановки их на контроль.

    3.8. Разработка и внедрение нормативных и организационно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения и рассмотрению обращений граждан в структурных подразделениях Администрации.

    3.9. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения и обработки обращений граждан.

    3.10. Организационно-методическое взаимодействие с аппаратом и структурными подразделениями по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан.

    4. Функции отдела 

    Основными функциями отдела являются:

    4.1. Обеспечение выпуска правоустанавливающих документов – постановлений, распоряжений Администрации, тиражирование, заверение круглой печатью «Руководитель аппарата» и при необходимости штампом «Первый экземпляр находится на постоянном хранении в администрации Вольского муниципального района. Начальник отдела…» и круглой печатью «Для документов» и доведение их до сведения согласно реестру рассылки.

    4.2. Систематизация постановлений и  распоряжений Администрации, ежемесячное составление их перечня.

    4.3. Предоставление перечня постановлений Администрации  в управление правового обеспечения Администрации.

    4.4. Предоставление постановлений и распоряжений Администрации  для проверки в  Вольскую  межрайонную прокуратуру ежедекадно.

    4.5. Направление  информации об  опубликовании нормативно-правовых актов Администрации на сайт Администрации еженедельно по средам.

    4.6. Направление информации об опубликовании графика работы Общественной приемной  граждан при Администрации, информации о проведённой работе по обращениям граждан Администрации (отчеты) на сайт  Администрации еженедельно по средам.

    4.7. Направление  нормативно- правовых актов Администрации для опубликования в СМИ через  МУ ИЦ «Вольская жизнь», еженедельно.

    4.8. Направление  к  опубликованию  в  СМИ  графика  работы Общественной  приемной  граждан  при  Администрации, ежемесячно.

    4.9. Обеспечение своевременного формирования распорядительных документов  в дела (тома) и  периодическая передача их на прошивку в  типографию.

    4.10. Прием, ведение  первоначальной  обработки  всей  входящей корреспонденции, получаемой фельдъегерской, специальной, Правительственной, факсимильной, телеграфной, электронной и почтовой связи в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству.

    4.11. Регистрация, отслеживание контрольных документов, организация, своевременное  рассмотрение и подготовка к докладу руководству поступающих документов для резолюции.

    4.12. Передача контрольных документов после рассмотрения и резолюции руководства в сектор контрольной работы Администрации,  для  контроля  за  их  исполнением.

    4.13. Своевременное доведение документов  до должностных лиц, согласно резолюции руководства.

    4.14. Осуществление контроля  за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись к руководству Администрации.

    4.15. Регистрация и рассылка исходящей корреспонденции адресатам нарочно, факсимильной или почтой связью, а также электронной почтой.

    4.16. Во взаимодействии с муниципальным учреждением «Муниципальный архив Вольского муниципального района» ежегодно разрабатывать номенклатуру  дел Администрации и осуществлять методическое руководство за составлением номенклатуры дел в структурных  подразделениях Администрации.

    4.17. Осуществление методического руководства за соблюдением правил ведения делопроизводства структурными подразделениями  Администрации.

    4.18. Обеспечение надлежащей сохранности документов, оперативное использование документной информации для работы структурными  подразделениями Администрации и передача  их на хранение  в  Муниципальное учреждение «Муниципальный архив Вольского муниципального района».

    4.19. Организация своевременного отбора  на  уничтожение документов, истекших по сроку хранения, как не имеющих исторической ценности и утративших практическое значение (по акту, согласно Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 года № 558 «Об утверждения Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

    4.20. Выполнение печатных и копировально-множительных работ.

    4.21. Организация своевременного изготовления печатей и штампов и ответственность за их  использование и хранение.

    4.22. Организация своевременного ремонта и обслуживание оргтехники, находящейся в Отделе, и её обновление.

    4.23. Проведение ежедневного приема граждан, оказание устных консультаций по своей компетенции, оказание помощи гражданам (малограмотным, пенсионерам, инвалидам) в оформлении письменных обращений.

    4.24. Ведение записи на прием граждан по личным вопросам к главе Администрации, согласно  графика приема граждан главой Администрации.

    4.25. Организация приема граждан по личным вопросам главой  Администрации.

    4.26. Организация работы Общественной приемной граждан при Администрации должностными лицами и сотрудниками Администрации.

    4.27. Осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан, направленных в структурные подразделения Администрации, а также  направленные  в  иные  инстанции.

    4.28. Организация систематического информирования руководителей о состоянии дел по вопросам документооборота и рассмотрения обращений граждан, исполнительской дисциплине по обращениям граждан.

    4.29. Принятие мер по повышению квалификации работников Отдела.

    4.30. Консультация специалистов всех подразделений по вопросам, относящимся в компетенции Отдела.

    4.31. Осуществление своевременного изготовления типографской бланочной продукцией по делопроизводству  и  работе с обращениями граждан, при необходимости обеспечение ею структурных подразделений Администрации.

    4.32. Осуществление своевременного обеспечения знаками почтовой оплаты (конверты, марки, открытки) для организации переписки и ежемесячная подготовка отчета об их использовании.

    4.33. Ведение реестра муниципальных правовых актов в электронном виде с последующим его предоставлением в электронном виде в управление правового обеспечения Администрации, в срок не позднее 10 числа каждого месяца в обновленном варианте.

    4.34. Разработка нормативных документов по делопроизводству  и по работе с обращениями граждан для применения структурными подразделениями Администрации.

    4.35.Разработка проектов, распоряжений и постановлений Администрации, по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

    4.36. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями  Администрации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

    4.37. Выполнение поручений руководителей, относящихся к компетенции Отдела.


    Контактная информация:

    Наименование структурного подразделения: отдел делопроизводства администрации Вольского муниципального района.

    Местонахождение  Отдела:

    412900, г. Вольск, ул. Октябрьская, д.114, 2 этаж, кабинет № 24;

    Телефон/факс: 7-07-45, E-mail: volskadm@mail.ru

    Ежедневно осуществляется прием граждан по личным вопросам.

    Начальник  отдела делопроизводства – Арефьева  Ольга Александровна.

    Главный специалист по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства - Быкасова Ольга Владимировна.

    График работы: понедельник-пятница  с 08-00 до 17-00 часов, обед с 12-00 до 13-00.

    Выходные дни: суббота, воскресенье.

    Рубрика: Апрель 2012